TẦM QUAN TRỌNG CỦA PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TRONG VIỆC QUẢN LÝ HỒ SƠ

Mỗi ngày hầu hết các doanh nghiệp phải tiếp nhận hàng trăm hồ sơ cần phải xử lý, số lượng hồ sơ ngày càng nhiều lên theo thời gian từ đó gây ra những khó khăn trong công tác quản lý, tìm kiếm, chia sẻ và bảo quản. Đó là lúc doanh nghiệp cần đến sự trợ giúp của phần mềm trong quản lý hồ sơ.

Phần mềm quản lý hồ sơ là gì?

quan ly ho so
Quản lý hồ sơ đơn giản là một tính năng trong ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng giúp quản lý tài liệu chuyên nghiệp

Người dùng có thể quản lý toàn bộ hồ sơ của doanh nghiệp một cách khoa học và hiệu quả. Từ đó tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí để nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý hồ sơ hiện nay đã là ứng dụng thiết yếu mà nhân viên văn thư cần có để thực hiện công việc hiệu quả, nhanh chóng hơn. Phần mềm quản lý hồ sơ có thể được phân ra thành nhiều loại như: phần mềm quản lý hồ sơ công việc, phần mềm quản lý hồ sơ dự án, phần mềm quản lý hồ sơ điện tử,… 

Thật ra, trên thị trường cũng có những phần mềm đáp ứng được tất cả những nhu cầu quản lý thiết yếu trên. Tất cả những phần mềm này được tích hợp thành những module quản lý riêng trên một hệ thống phần mềm. Với những phần mềm được tích hợp nhiều tính năng như vậy, thông thường hay được áp dụng tại các doanh nghiệp có quy mô lớn, có quy trình khá phức tạp và khá nhiều hồ sơ tài liệu cần quản lý. Đối với những doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ hơn chỉ có nhu cầu quản lý cơ bản với một loại hồ sơ nhất định thì có thể sử dụng những phần mềm quản lý hồ sơ chuyên biệt phù hợp với từng mục đích nhu cầu sử dụng.

Tại sao các doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ?

Phần mềm quản lý hồ sơ giúp giảm thiểu và xóa bỏ những nỗi ám ảnh về văn phòng giấy

Phần mềm quản lý hồ sơ mang lại rất nhiều lợi ích tuyệt vời mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng không nên bỏ qua. Bên cạnh việc nâng cao hiệu quả cho công tác quản lý, mang lại sự thuận tiện cho người dùng trong việc tìm kiếm, lưu trữ, nó còn giúp doanh nghiệp đẩy cao tính liên kết giữa các bộ phận, phòng ban trong công ty; tạo tác phong làm việc chuyên nghiệp, nhanh chóng, chính xác. Đặc biệt giúp các doanh nghiệp giảm thiểu và tiết kiệm phần lớn chi phí thuê nhân sự và kho lưu trữ. 

Những lợi ích khi sử dụng phần mềm trong quản lý hồ sơ có thể kể đến như:


-    Cho phép người dung lập và quản lý các loại hồ sơ khác nhau theo nhu cầu sử dụng của từng bộ phận như: hồ sơ điện tử, hồ sơ dự án, hồ sơ công việc,…
-    Tiết kiệm tối đa thời gian tìm kiếm hồ sơ tài liệu
-    Chế độ bảo mật an toàn nhờ cơ chế phân quyền cho các đối tượng chuyên biệt  liên quan đến tài liệu
-    Thao tác chỉnh sửa, cập nhật hồ sơ nhanh chóng
-    Cho phép chia sẻ thông tin dễ dàng, tiện lợi
-    Cho phép phân quyền để tổ chức thư mục lưu trữ hồ sơ;
-    Cho phép tải (upload) các văn bản tài liệu vào hồ sơ (hỗ trợ nhiều định dạng tệp rất cơ bản và khác nhau như: pdf,ps, tif, html, rft, doc, docx, xlsx, xls, ppt, pptx, gif, jpeg,...)
-    Cho phép người dùng có thể liên kết, sao chép các công việc, văn bản, tài liệu trên hệ thống vào hồ sơ;
-    Cho phép người dùng được phân quyền có thể cộng tác, chỉnh sửa các tài liệu trong hồ sơ;
-    Cho phép tìm kiếm được hồ sơ, tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau ;
-    Cho phép tìm kiếm toàn văn trong các file tài liệu dưới dạng văn bản như Word, Excel,
-    PowerPoint, PDF…

Quản lý hồ sơ chuyên nghiệp với phần mềm quản lý văn phòng G-Office


Tại sao các doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý văn phòng trong quản lý hồ sơ

-    Hồ sơ của cơ quan, doanh nghiệp bạn nên được tập hợp trên một hệ thống quản lý, bạn chắc chắn sẽ loại bỏ những mối lo ngại về việc hồ sơ bị hư hỏng hay thất lạc. Điều này đảm bảo cho quá trình làm việc được diễn ra một cách chuyên nghiệp và thuận lợi hơn. 
-    Không còn nỗi lo lắng khi số lượng hồ sơ nhiều lên theo thời gian, không mất thêm chi phí mở rộng kho lưu trữ và tốn thời gian khi phải tìm kiếm một bộ hồ sơ giữa hàng nghìn hàng vạn bộ hồ sơ khác
-    Kho lưu trữ số: Các hồ sơ cần thiết của đơn vị bạn đều được tổng hợp trên kho lưu trữ số tạo điều kiện cho nhân viên khai thác cũng như sử dụng thông tin dễ dàng hơn. Việc chia sẻ thông tin trên môi trường số cũng trở nên nhanh chóng, thuận tiện mà không bị giới hạn bởi không gian, thời gian.
-    Mọi công tác tra cứu, tìm kiếm hồ sơ có thể được giải quyết, thu gọn lại và được giải quyết bằng vài thao tác đơn giản trên máy tính.  Đặc biêt, G-Office còn có cơ chế bảo mật nhiều lớp, phân quyền chi tiết đến từng người dùng đảm bảo an ninh thông tin khi sử dụng.
-    Môi trường làm việc của doanh nghiệp từ nó cũng trở nên thông minh và hiện đại là yếu tố quan trọng để khách hàng, đối tác, đánh giá cao và tin tưởng.....