LỢI ÍCH CỦA VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TRONG VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP

Trong thời điểm các thành phồ lớn đang thực hiện giãn cách xã hội theo chỉ thị 16 của Chính phủ như hiện nay, Văn phòng điện tử (hay còn gọi là E-Office) đang là hình thức quản lý doanh nghiệp từ xa được rất nhiều nhà lãnh đạo quan tâm. Vậy lợi ích của văn phòng điện tử đối với doanh nghiệp trong giai đoạn khó khăn này là gì?

Hãy cùng G-Office tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

1. Văn phòng điện tử (E-Office) là gì?

Văn phòng điện tử là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.

Tất cả những báo cáo, đề xuất, giấy tờ, công văn, thông báo sẽ được tạo, phê duyệt và lưu trữ trên nền tảng máy tính, đặc biệt là Internet với mục tiêu duy nhất “văn phòng không giấy tờ”. Chủ doanh nghiệp dễ dàng giải quyết các đơn từ mọi lúc mọi nơi mà không cần phải có mặt trực tiếp tại văn phòng. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp tại các thành phố có số ca mắc Covid cao đều phải làm việc tại nhà để phòng dịch, 100% giấy tờ, văn bản vẫn được xử lý tức thời để luôn đảm bảo tiến độ công việc đội ngũ nhân sự.
2. Lợi ích của phần mềm quản trị doanh nghiệp G-Office:
Với phần mềm văn phòng điện tử G-Office, chủ doanh nghiệp sẽ nắm bắt được toàn bộ tình hình kinh doanh của doanh nghiệp theo thời gian thực và từ đó hỗ trợ ra quyết định hoặc lập kế hoạch, hoạch định chiến lược một cách chuẩn xác nhất.
Cắt giảm tối đa chi phí ẩn trong doanh nghiệp

Như chúng ta thấy, đại dịch Covid-19 đã à đang gây ảnh hưởng lớn tới lợi nhuận của các doanh nghiệp Việt Nam. Tính đến thời điểm hiện tại, nhiều doanh nghiệp vẫn còn đang phải loay hoay trong bài toán doanh thu. Chính vì thế, việc cắt giảm tối đa chi phí không cần thiết là điều cần làm.

Thế nhưng cách quản lý doanh nghiệp kiểu truyền thống làm hao tổn khá nhiều chi phí cho việc mua giấy tờ, mực in, đầu tư trang thiết bị lưu trữ, chi phí sửa chữa, bảo trì định kỳ máy chấm công vân tay, thời gian lãng phí hay chi phí làm thêm giờ do công việc chậm tiến độ. Với bộ công cụ văn phòng điện tử G-Office, doanh nghiệp sẽ không mất bất kỳ một khoản chi phí “thừa nào” mà còn giúp giảm được 90% chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy, đồng thời gia tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung và hơn hết số tiền bỏ ra cho 1 năm sử dụng chưa bằng 1 lần đầu tư máy chấm công vân tay. 


- Tăng hiệu suất và nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên
Chủ doanh nghiệp có thể tạo các dự án, mô tả công việc, phân công các nhân sự tham gia dự án, đặt dealine cho dự án, báo cáo tiến độ. Các đầu việc sau đó cũng sẽ được break-out theo từng tuần, từng ngày và giao cụ thể cho từng nhân sự với deadline rõ ràng, và yêu cầu hoàn thành cụ thể.
Nhân sự thực hiện các công việc có thể báo cáo tiến độ thực hiện từng phần việc của mình ngay trên phần mềm. Có thể kèm theo comment, góp ý. Người giao việc sẽ được thông báo mỗi khi một công việc được hoàn thành. Các công việc bị trễ deadline sẽ cập nhật realtime trên dashboard để người quản lý biết được trong dự án, trong nhóm hoặc phòng ban của mình nhân sự nào chăm chỉ và hoàn thành đúng hạn các công việc được giao, nhân sự nào thì cần kèm cặp hỗ trợ thêm.
Module quản lý công việc cũng có sẵn cơ chế đánh giá KPI dựa trên mức độ hoàn thành công việc, với các chỉ tiêu do người dùng định nghĩa, chẳng hạn như tổng khối lượng công việc, số lượng công việc hoàn thành, số lượng công việc trễ deadline, số lượng công việc không đạt yêu cầu...


- Hiệu quả khi làm việc từ xa – Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp
Với việc sử dụng Văn phòng điện tử lãnh đạo có thể điều hành và quản lý công việc từ xa mọi, lúc mọi nơi, quản lý công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch. Bên cạnh đó, lãnh đạo cũng nắm bắt được thông tin và đưa ra quyết định chính xác.
- E-Office chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ – Thúc đẩy bộ máy vận hành 
Người quản lý cũng như các nhân viên trong doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm thống văn bản liên quan đến công việc. Hơn nữa, các thành viên còn có thể theo dõi tiến độ, nắm bắt nhanh chóng các công việc được giao, dễ dàng sắp xếp công việc cũng như nhắc nhở, đôn đốc đưa ra ý kiến cho từng nội dung. Qua đó tiến độ công việc sẽ được theo sát, mọi thông tin sẽ được truyền tải một cách nhanh chóng, kịp thời.

3. 5 bước cơ bản xây dựng Văn phòng điện tử

Để xây dựng văn phòng điện tử cho doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo 5 bước sau:

  1. Chuẩn hóa hệ thống giấy tờ, quy trình xử lý nội bộ
  2. Xác định mô hình phù hợp
  3. Lên kế hoạch triển khai
  4. Đào tạo nhân sự
  5. Đo lường và đánh giá kết quả

Nếu Quý doanh nghiệp có bất kỳ thắc mắc nào hay muốn tìm hiểu sâu hơn về phần mềm quản lý văn phòng điện tử G-Office, vui lòng liên hệ hotline: 0398.682.301 hoặc đăng ký ngay tại đây!