LÀM THẾ NÀO ĐỂ QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ DOANH NGHIỆP HIỆU QUẢ?

1. Vì sao doanh nghiệp cần phải lưu hồ sơ nhân sự?

Dưới đây là một số những lý do để các doanh nghiệp cần phải lưu hồ sơ nhân sự một cách khoa học và có hệ thống.

  • Mỗi doanh nghiệp đều cần phải thực hiện và tuân thủ các nguyên tắc trong việc lưu trữ hồ sơ nhân sự theo yêu cầu bắt buộc của Luật Việt Nam. Trách nhiệm của bộ phận hành chính là thu thập và ghi lại toàn bộ thông tin cá nhân cần thiết của người lao động trong doanh nghiệp.
  • Quản lý nhân sự tốt sẽ giúp bạn nắm bắt được mọi thông tin nguồn nhân lực trong công ty của mình và có thể đưa ra những quyết định kịp thời nhằm phát triển nhân sự.
  • Khi doanh nghiệp có cách lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả, nếu xảy ra bất cứ sự cố ngoài ý muốn nào với người lao động, bạn sẽ có thể giải quyết những mâu thuẫn này một cách thuận lợi và dễ dàng hơn.
Vì sao doanh nghiệp cần phải lưu trữ hồ sơ nhân sự?
2. Cách doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả

Các doanh nghiệp hiện nay thường áp dụng 2 cách phổ biến này để quản lý hồ sơ nhân sự: lưu trữ thủ công trên các bản cứng trực tiếp hoặc trong các kho lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp và lưu trữ bằng bản mềm trong máy tính.

2.1. Trước khi lưu trữ hồ sơ hãy phân loại hồ sơ thành từng nhóm

Để công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn thì bạn nên phân loại hồ sơ. Đây là cách lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả mà các doanh nghiệp nên áp dụng.

Các nhóm hồ sơ sẽ được phân loại như sau: Hồ sơ lý lịch nhân sự, hồ sơ bảo hiểm nhân sự, hồ sơ công tác. Bạn cũng có thể phân loại các nhóm này thành những nhóm nhỏ hơn để tìm kiếm thuận tiện hơn.

Một mẹo nhỏ bạn có thể áp dụng để lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học hơn, đó chính là lưu trữ hồ sơ nhân sự dựa trên các mốc thời gian. Bạn hoàn toàn có thể tiến hành tách ra thành nhiều nhóm nhỏ khác nhau để tìm hồ sơ khi cần một cách dễ dàng hơn.

2.2. Chọn địa điểm phù hợp để lưu trữ hồ sơ nhân sự

Tùy vào tính chất công việc mà mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cách lưu trữ hồ sơ nhân sự khác nhau. Có doanh nghiệp chọn lưu ngay tại chính văn phòng của mình, có doanh nghiệp thì lại thuê kho để lưu và quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả hơn.

Dù bạn có lưu trữ hồ sơ quản lý nhân sự của doanh nghiệp ở đâu, bạn cũng cần đảm bảo một số những yếu tố sau:

  • Nơi lưu trữ hồ sợ cần thông thoáng, nhất là không bị thấm nước
  • Địa điểm không có những loại động vật gặm nhấm như chuột, gián,…
  • Thời hạn lưu trữ hồ sơ nhân sự tại địa điểm đó phải được gia hạn trong nhiều năm

2.3. Tiến hành công tác lưu trữ hồ sơ nhân sự

Cách doanh nghiệp quản lý hồ sơ hiệu quả

Sau khi đã phân chia được các nhóm hồ sơ nhân sự cụ thể, bước tiếp theo bạn cần làm đó là tạo ra những mục lưu trữ riêng biệt trên bản mềm. Bản mềm sẽ được lưu bởi những tệp trên máy tính còn bản cứng sẽ được cất giữu trong kho một cách khoa học.

2.4. Thường xuyên cập nhật và kiểm tra hồ sơ nhân sự

Để lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả, dù là quản lý trên bản cứng hay bản mềm thì công việc đầu tiên mà nhân viên hành chính cần phải làm là thường xuyên kiểm tra và cập nhật dữ liệu trong hồ sơ nhân sự. Trước đây, các doanh nghiệp thường dùng Excel hoặc giấy tờ để quản lý, tuy nhiên với sự phát triển vượt bậc của công nghệ 4.0, những casch quản lý thủ công này đã được thay thế bằng những phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự.

Với công nghệ, bạn sẽ chẳng phải lo đến những sự cố như hồ sơ bị ướt, mốc hay bị thất lạc,…Sử dụng các bản scan trên môi trường số sẽ giúp bạn bảo mật thông tin an toàn và cập nhật dữ liệu nhanh chóng hơn. Ngoài ra, phần mềm còn tránh được những thất thoát, nhầm lẫn và sai sót trong quá trình lưu trữ hồ sơ.

Quản lý hồ sơ nhân sự trên phần mềm quản trị doanh nghiệp G-Office giúp doanh nghiệp: Dễ dàng theo dõi thông tin nhân sự ngay sau khi được cập nhật, tiết kiệm thời gian tra cứu, tìm kiếm hồ sơ. Mọi dữ liệu của từng nhân viên được quản lý tập trung trên cùng một hệ thống, sâu chuỗi xuyên suốt từ khi mới tiếp nhận vào làm việc đến khi nghỉ việc.

3. G-Office – Giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự được tin dùng nhất hiện nay

Không chỉ giúp quản lý hồ sơ nhân sự, G-Office còn giúp doanh nghiệp thực hiện trơn tru các nghiệp vụ của quản trị nhân sự khác như:  Tính lương, chấm công, lưu trữ hợp đồng lao động, quản lý nghỉ phép, bảo hiểm xã hội,…

Một nhân viên thuộc bộ phận hành chính nhân sự của doanh nghiệp sẽ phải có trách nhiệm trong việc quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả, linh hoạt trong việc tìm kiếm và trích xuất khi cần thiết để mang lại giá trị cao và sự thuận tiện trong công việc nhân sự nói chung.



Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự tốt nhất 

Những ưu điểm nổi bật trong tính năng quản lý hồ sơ nhân sự của G-Office

  • Theo dõi cụ thể những biến động nhân sự trong công ty
  • Tự động báo cáo về số lượng hồ sơ nhân sự
  • Nắm bắt được thời gian nhân viên gắn bó với công ty, từ khi bắt đầu tuyển dụng cho đến lúc nghỉ việc
  • Số hóa thông tin và tối ưu thủ tục nhân sự theo cách khoa học nhất.

Những tính năng này vô cùng quan trọng đối với bộ phận hành chính nhân sự, đồng thời nó cũng là công cụ hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra chiến lược phát triển đội ngũ để có thể tối ưu chiến lược nhân sự theo cách toàn vẹn nhất.

Đăng ký nhận ngay trải nghiệm hoàn toàn MIỄN PHÍ cùng G-OFFICE tại https://velo.vn/dungthu?soft=1