Hướng dẫn quy trình khóa sổ phần mềm quản lý kho và bán hàng

Khóa sổ cuối năm là một nghiệp vụ cơ bản của phần mềm bán hàng VELO nhằm chốt các số dư theo năm tài chính đồng thời cũng để giới hạn kích thước dữ liệu, đảm bảo phần mềm giao dịch thông suốt và nhanh chóng. Theo quy định, ở Việt Nam, năm tài chính bắt đầu từ 0 giờ ngày 01/01 đến 12 giờ đêm ngày 31/12. Tuy nhiên các doanh nghiệp cũng có thể tự quy định năm tài chính của mình theo cách riêng ví dụ từ 01/10 đến 30/09 của năm sau nhằm giảm bớt áp lực công việc cho kế toán vào cuối năm. Đối với phần mềm quản lý kho và bán hàng VELO, việc khóa sổ được thực hiện trên các sổ sách sau đây:

  • Công nợ
  • Nhập kho
  • Xuất kho
  • Sổ xuất nhập tồn (sổ kho)

Mặc dù phần mềm VELO cho phép khóa sổ tại bất kỳ thời điểm nào trong quá khứ (chẳng hạn tại tháng 3 năm 2021 có thể thực hiện việc khóa sổ ngày 31/12/2020) tuy nhiên chúng tôi khuyến nghị khách hàng nên thực hiện khóa sổ tại đúng thời điểm kết thúc năm tài chính để đảm bảo tính liên tục của dòng dữ liệu. Ví dụ ngày 31/12/2020 sẽ thực hiện việc khóa sổ năm 2020.

Khóa sổ công nợ


Sổ công nợ của phần mềm quản lý kho và bán hàng có thể theo dõi cho cả khách hàng và nhà cung cấp. Khi khóa sổ, dữ liệu trước thời điểm khóa sổ sẽ được ghi sang một bảng riêng và sau này có thể truy xuất thông qua công cụ báo cáo công nợ đã khóa. Đồng thời một bảng tổng hợp công nợ đến thời điểm khóa sổ cũng được kết xuất, có thể xuất ra excel hoặc in ra làm chứng từ để theo dõi đối chiếu sau này.

Sau khi khóa sổ công nợ, sẽ không xem được chi tiết công nợ của trước thời điểm khóa sổ trên báo cáo chi tiết công nợ nữa. Thay vì vậy mỗi một khách hàng sẽ có một dòng công nợ đầu kỳ là số dư chốt công nợ tại thời điểm khóa sổ mang sang.

Khóa sổ phiếu nhập


Phiếu nhập kho phản ánh quá trình giao dịch nhập kho trong cả năm và cũng có chi tiết các mặt hàng trong mỗi phiếu. Khi khóa sổ, toàn bộ phiếu nhập kho và bảng chi tiết các mặt hàng trong phiếu sẽ được ghi sang một bảng riêng, để truy xuất lại trong trường hợp cần thiết. Sau khi khóa sổ nếu muốn xem lại phiếu nhập kho phải vào công cụ tìm kiếm phiếu nhập kho đã khóa để xem lại các thông tin.

Khóa sổ phiếu xuất kho


Phiếu xuất kho phản ánh quá trình giao dịch xuất kho và hóa đơn bán buôn, bán lẻ trong cả năm. Phiếu xuất kho có các chi tiết các mặt hàng trong mỗi phiếu. Khi khóa sổ, toàn bộ phiếu xuất kho và bảng chi tiết các mặt hàng trong phiếu sẽ được ghi sang một bảng riêng, để truy xuất lại trong trường hợp cần thiết. Sau khi khóa sổ nếu muốn xem lại phiếu xuất kho phải vào công cụ tìm kiếm phiếu xuất kho đã khóa để xem lại các thông tin.


Khóa sổ kho và công nợ

Khóa sổ giao dịch và tồn kho


Phần mềm quản lý kho VELO ghi nhận toàn bộ các giao dịch nhập xuất kho trên sổ kho. Số dư tồn kho của từng mặt hàng theo hạn dùng cũng được theo dõi trên sổ này và được cập nhật vào sổ tồn kho mỗi khi có giao dịch phát sinh. Việc thực hiện khóa sổ kho cũng giống như khóa sổ công nợ, dữ liệu nhập/xuất kho trước thời điểm khóa sổ sẽ được ghi sang một bảng riêng và cho phép truy xuất lại bằng công cụ tìm kiếm các giao dịch kho đã khóa sổ. Khi chạy chức năng khóa sổ giao dịch kho, các bạn cũng nên in ra một bản tồn kho tính đến ngày khóa sổ và kết xuất sang excel để lưu lại và còn đối chiếu số liệu sau này.

Khóa sổ đơn giản với 1 chạm thông minh


Trong thực tế phần mềm VELO sẽ thực hiện tất cả quy trình khóa sổ nói trên chỉ bằng một click chuột. Nếu bạn được phân quyền nhiệm vụ khóa sổ cuối năm, bạn chỉ cần chọn thời điểm khóa sổ, thông báo cho các phòng ban khác tạm ngừng giao dịch. Tốt nhất là bạn nên thực hiện ngoài giờ vào ban đêm khi mà hệ thống không còn giao dịch phát sinh nữa. Sau đó bạn thực hiện chức năng khóa sổ trong menu công cụ và kết xuất dữ liệu sang file excel cất đi làm chứng từ kế toán. Toàn bộ quá trình diễn ra chỉ mất 5 phút.


Chúc các bạn thành công!